【就活】質問をメールで送る前に確認すべきこと【例文/印象が決まる】
就活で聞きたいことがあって企業にメールを送るか悩んでいる人「就活に関する質問をメールで送りたい。失礼の無い内容を心がけたいのでアドバイスがほしい。」
こういった疑問に答えます。
本記事でわかること
- メールで気をつけるべきこと
- 場面別のメール具体例を紹介
上記の通り。
本記事の信憑性
本記事の執筆者の就活に関する経歴は以下の通り。
就活生のときには、30社以上にエントリーし企業の方とメールのやり取りも度々。
就活を終えた現在は就活支援団体で数十名のES添削を担当。そんな僕が解説します。
【就活】質問をメールで送る前に確認すべきこと【あなたの印象が決まる】
本記事では就職活動においてメールでなにか企業側に質問したい方に向けて記事を展開します。企業にメールを送る際に気をつけるべきことは以下になります。
メールを送る際に気をつけるべきこと
- 件名は大まかな内容と誰からかをわかるように書く
- 宛名はしっかりと書く【会社名、部署、フルネーム】
- 挨拶をする【名前を名乗ることを忘れずに】
- 質問の内容を完結に述べる
- お礼をする【メールに目を通してくれたお礼を言う】
- 署名
上記の通り。詳しく解説します。それぞれについてのテンプレートも紹介します。
件名は「大まかな内容」と「誰からか」をわかるように書く
件名で伝えるべきなのは以下の２つです。
- 大まかな内容
- 誰からのメールか【自分の大学名と名前を名乗ればOK】
上記のとおりです。
どうしてその２つを件名に書く必要があるのかを知りたい」
それは企業の方がメールを開く必要があるかどうかを、事前に知ることができるからです。
つまり、忙しい企業の社員の方に件名で大まかな内容を伝えましょう。といったことですね。それだけで、企業の方の負担は以下のように軽減します。
書かれている場合→「なるほど〇〇についてのメールか」→開く→大体の内容がわかった上でサッと読める→返信する
こんな感じです、相手への配慮を意識しましょう。
宛名はしっかりと書く【会社名、部署、フルネーム】
こちらは誰に向けてのメールか（メールの送り相手）をしっかり書きましょうという話です。結論宛名に書くことについては以下の通り。
・会社
・部署
・相手の名前上記の通り。後に例を示します。
挨拶をする【名前を名乗ることを忘れずに】
こちらに関しては、礼儀・決まりのようなものでして、結論は以下のいずれかを使えばオッケイですね。
または
・突然のご連絡申し訳ございます、<自分の氏名>と申します。
こちらは社会人のメールでのテンプレですので、このメールで企業の方は「この就活生は、来年から社会人として働く意識がある」という印象を持ってくれるはずです。
質問の内容を完結に述べる
質問内容については何について知りたいかについてによって異なるのでタイプ別に解説をしていきます。
お礼をする【メールに目を通してくれたお礼を言う】
メールに目を通してくれたことに対して感謝の意を述べましょう。例えばこんな感じで書けばいいです。
署名
署名について書くことは以下の通り。
〒学校の郵便番号
学校の住所
電話番号
メールアドレス
上記のとおりですね、このようにしっかりと署名を書くのは以下の理由があります。
- 自分の身元をしっかりと明らかにする
- 相手がいつでも連絡できるようにする【電話/メール/郵便】
場面別のメール具体例を紹介
メールの具体例を示します。テンプレートにもなるので、使えると思います。それでは解説をしていきます。
選考辞退のメール
上記はマストです。その他の理由で、企業の選考やインターンシップ、説明会などに参加できなくなった場合についてのメールの送り方を紹介します。他に欠席事由として考えられるのは以下の通り。
欠席理由として考えられること
- 大学の試験や学会発表と重なった
- 身内に不幸があった
- 体調を崩してしまった
主に上記が考えられるかと思います。例えば大学の試験と重なった場合のメールの仕方については以下の通り。
件名：貴社インターンシップ参加辞退について（〜大学の〜です。）
↓本文↓
○○株式会社
□□部 △△様
平素より大変お世話になっております。〜大学の〜と申します。本日は貴社のインターンシップ参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
欠席理由といたしましては、貴社インターンシップの開催日時が大学内研究成果発表会の日程と重なったためです。
貴社に多大なるご迷惑をお掛けしてしまい誠に申し訳ございませんがご理解の程何卒よろしくお願い致します。
また本メールに最後まで目を通してくださったこと、そして選考過程において懇切丁寧にご対応頂きましたこと心より感謝申し上げます。こちらのメールはどうぞご放念ください。
今後とも宜しくお願い致します。
〜大学〜学部〜年 <名前>
〒<郵便番号>
<学校の住所>
<電話番号>
<メールアドレス>上記のとおりです、重要なのは自分の言葉で伝えることなのでこのテンプレートを真似るのではなく、参考にして自分の言葉で謝罪をしましょう。
会社説明会の服装についてのメール
上記の選考辞退メールの一部（太字の部分が主な変更場所)を変更するだけです。
上記のとおりですね。ここで重要なのは、参加当日の服装を予め調べておくことです。そのうえで、その服装にて参加が難しい場合にメールを送りましょう。
「服装はなにがいいでしょうか？」
といったような質問は極力避けましょう。
面接日程のメール
面接の日程について重要な点は以下です。
ここが最重要ですね。理由としては、向こうの手間を減らすためです。メールのやりとりの回数が減るだけでなく、日程をこちらが提示することで、向こうはその日程だけを確認すれば良くなります。こんな感じでメールで伝えると良いと思います。
<日程>
こちらの都合で貴社に迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い致します。
提出した書類に不備があった場合
こちらは実際に僕がしてしまい、送ったことのある内容になります。その際に送ったメール(都合により一部変更）が以下になります。
件名：提出エントリーシートの不備について（〜大学の〜です。）
↓本文↓
○○株式会社
□□部 △△様
平素より大変お世話になっております。〜大学の〜と申します。
本選考で提出したエントリーシートに誤りがありました。こちらの確認不足で混乱を招いてしまい、大変申し訳御座いませんでした。
エントリーシート提出後の修正が不可である旨は存じ上げておりますので、せめてそちらに誤解を与えぬよう誤答箇所を明示させていただきます。
<修正前と修正後の内容を明示>
お忙しい中、私の不手際でお手間を取らせてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
今後はミスの無いよう務めますので、何卒ご容赦頂けますようお願い申し上げます。この度は誠に申し訳ございませんでした、重ねてお詫び申し上げます。
引き続き、何卒宜しくお願い致します。
〜大学〜学部〜年 <名前>
〒<郵便番号>
<学校の住所>
<電話番号>
<メールアドレス>こんな感じでした。ちなみにこのときは丁寧に返信を企業様からいただき、異例ではありましたが、修正に応じていただきました。
まとめ
本記事では就活の質問でメールの送り方について解説を行いました。まとめは以下になります。
メールを送る際に気をつけるべきこと
- 件名は大まかな内容と誰からかをわかるように書く
- 宛名はしっかりと書く【会社名、部署、フルネーム】
- 挨拶をする【名前を名乗ることを忘れずに】
- 質問の内容を完結に述べる
- お礼をする【メールに目を通してくれたお礼を言う】
- 署名
本記事は以上になります。ご覧頂きましてありがとうございました。